Equipo FF&E dedicado a equipar las escuelas

Todo lugar de trabajo tiene necesidades especiales de mobiliario, y los salones de clases de HISD no son la excepción.

Entre las necesidades de un aula se cuentan los escritorios y pupitres de los maestros y alumnos, laboratorios, estanterías y anaqueles.

El departamento de Mobiliario, Accesorios y Equipo (FF&E) del Servicio de Construcción e Instalaciones del distrito se asegura de que cada oficina y área común esté adecuadamente equipada. La directora de FF&E, Cheryl Hughes, trabaja para el distrito desde hace más de 34 años. Ella dice que su equipo de tres siempre está planificando por adelantado para poder cumplir con los plazos y entregar todo lo necesario para equipar una escuela, lo cual es una tarea particularmente importante ahora que ha iniciado el Programa de Bonos del 2012.

“Comenzamos a preparar todo entre tres y seis meses antes de la fecha de entrega de los muebles y equipos que una escuela necesite. Es entonces que nos reunimos con el director y miramos catálogos de todo tipo para elegir el mobiliario y el equipo adecuado” dijo.

Lorraine Texada es la compradora oficial de útiles de oficina y trata con hasta 14 diferentes proveedores para una escuela nueva o remodelada. Llevar el control de todos esos pedidos es una labor que requiere de mucho tiempo y organización.  

“Yo examino todos los bienes y servicios que compramos en el departamento de adquisiciones”, dijo Texada. “Aunque todos los pedidos son complejos, eso no quita que yo trate de negociar con el proveedor para asegurarme de que nos hayan ofrecido el mejor precio posible y que estemos pagando solamente por aquellos artículos que compramos”.

El papeleo para una sola escuela puede ser abrumador. Los costos, aunque consigamos descuentos, llegan a cientos de miles de dólares. La secretaria de FF&E, María Cruz, se encarga de los pedidos de muebles y equipo que cada escuela solicita.

“Antes solamente nos encargábamos de los pedidos de construcción, pero ahora también nos hacemos cargo de los servicios para las instalaciones”, dijo Cruz. “Un solo pedido puede ascender a $300,000”.

El equipo en ocasiones ha ayudado físicamente con las entregas de muebles a las escuelas para cumplir con las fechas de los ajustados plazos. Muchas veces tienen que lidiar con cambios del estado del tiempo y detalles de coordinación de horarios entre las fechas de apertura de escuelas y los calendarios de reparto de los proveedores.

El verano pasado, el equipo tuvo que hacer frente al robo de equipo destinado para la Escuela Primaria Lewis durante una temporada en que tuvieron que atender los pedidos de 11 escuelas en el correr de cuatro semanas.

“Nuestros proveedores verdaderamente vinieron al rescate y eso nos permitió conseguir todo lo que necesitábamos para la escuela en unos pocos días”, añadió Hughes.